Was ist eigentlich der Unterschied zwischen Projektportfolio-, Programm- und Product Backlog-Management?

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Zunächst einmal möchte ich Projektportfoliomanagement und Programmmanagement unterscheiden:

• Beim Programmmanagement geht es darum, zur Verfolgung eines übergordneten strategischen Ziel relevanten Einzelprojekte im Hinblick auf dieses Ziel optimal zu steuern.
• Demgegenüber geht es beim Projektportfoliomanagement darum, Konflikte und Abhängigkeiten zwischen Einzelprojekten wirtschaftlich zu optimieren.

Um dies konkreter zu machen, hier meine Definitionen für diese beiden Begriffe:

Programmmanagement ist die Definition, Initiierung und Steuerung verschiedener Einzelprojekte, die einem gemeinsamen strategischen Ziel dienen.

Die Aufgabe kann zeitlich befristet sein und beispielsweise an den Lebenszyklus der verfolgten Strategie gekoppelt sein. Die Aufgabe kann ebenso auch dauerhaft sein und immer die jeweils aktuelle Strategie unterstützen.

Zu den Aufgaben des Programmmanagements gehört außerdem neben den in der Definition genannten Aspeketen auch die Beurteilung von beantragten Projekten, die Bewilligung, Zurückstellung oder Ablehnung von Projektanträgen, ein projektübergreifendes Informationswesen und Qualitätsmanagement, gemeinsames Projektmarketing und ggf. eine übergreifende Finanz- und Haushaltsplanung.

Die Einzelprojekte eines Programms müssen nicht notwendigerweise untereinander  inhaltliche Bezüge oder Abhängigkeiten aufweisen. Ihre einzige notwendige Gemeinsamkeit besteht darin, für dasselbe strategische Ziel relevant zu sein.

Der Begriff Programmmanagement ist in der Literatur noch uneinheitlich definiert.

Projektportfoliomanagement ist die Gruppierung und gemeinsame übergeordnete Steuerung verschiedener Einzelprojekte, um auf Basis gegebener Rahmenbedingungen und begrenzter Ressourcen den insgesamt größen geschäftlichen Wert mit den Projekten zu erzielen.

Zu den wesentlichen Aufgaben des Projektportfoliomanagements gehört es, die richtigen Projekte zu finden oder auszuwählen. Diese Projekte bilden dann das Projektportfolio.

Dazu kann es gehören, bestimmte Einzelprojekte oder Projektkandidaten abzulehnen, zeitlich zu verschieben, auszusetzen oder abzubrechen, um kontraproduktive Effekte zu vermeiden, beispielsweise nicht sinnvoll auflösbare Abhängigkeiten oder Ressourcenkonflikte.

Die Einzelprojekte eines Projektportfolios müssen nicht notwendigerweise untereinander inhaltliche Bezüge oder Abhängigkeiten aufweisen. Ihre einzige notwendige Gemeinsamkeit besteht darin, direkt oder indirekt gegenseitig ihre Effektivität oder Effizienz zu beeinflussen.

Üblicherweise gehört zum Projektportfoliomanagement also eine Priorisierung aller Projekte und Projektkandidaten, um dann im Falle von wechselseitigen Einflüssen über sinnvolle Verschiebungen, Ablehnung, Aussetzung oder Abbruch von Einzeprojekten entscheiden zu können.

Multiprojektmanagement: Projektportfoliomanagement und Programmmanagement sind zwei konkrete Ausprägungen des Multiprojektmanagements, denen gemeinsam ist, dass die von ihnen gesteuerten Einzelprojekte keinen inhaltlichen Bezug zueinander haben müssen.

Ein Product Backlog (PBL) hingegen bezieht sich stets auf genau ein zu entwickelndes Produkt, d.h. seine Elemente haben einen eindeutigen inhaltichen Bezug zueinander. Mit dem Product Backlog werden diese Einzelelemente gesteuert (bspw. priorisiert).

Allenfalls wenn sehr große Produktentwicklungsvorhaben in mehrere, tendenziell unabhängige Einzelprojekte zerlegt werden, die jeweils ein eigenes PBL besitzen, liegt ein Multiprojektmanagement vor. Möglicherweise wird dann auch auf der Ebene des Multiprojektmanagements wiederum ein PBL verwendet, das entweder die Aggregation der Einzel-PBL oder eine Abstraktion der Einzel-PBL (bspw. nur Epen oder grobgranulare Produktfeatures) darstellt.

Bernd Oestereich