Die Nachrichten über das Corona Virus überschlagen sich förmlich – Menschen müssen in zweiwöchige Quarantäne, Veranstaltungen werden abgesagt, Restaurants, Grenzen, Schulen und Kitas sind geschlossen.
Die Maßnahmen dienen dazu, die Ausbreitung des Virus zu verlangsamen. Auch Unternehmen reagieren und schicken Arbeitnehmer*innen, wenn es denn möglich ist, ins Home-Office.
Viele Unternehmen konzentrieren sich jetzt darauf, die technische Infrastruktur für Arbeitnehmer*innen zur Verfügung zu stellen, damit das eigene Zuhause auch zum Arbeitsplatz werden kann. Aber nicht nur die technische Infrastruktur ist für eine erfolgreiche Home-Office Arbeit wichtig: die wahrscheinlich größte Herausforderung ist die Zusammenarbeit von unterschiedlichen Orten. Damit das funktioniert, anbei einige Tipps und Tricks, die das Miteinander aus dem Home-Office erleichtern.
Gemeinsame Absprachen und Vereinbarungen
Grundsätzlich sollte zunächst einmal ein gemeinsames Verständnis in Form von Vereinbarungen und Leitlinien für die Home-Office Arbeit geschaffen werden. So sollte vorab geklärt werden, ob orts- oder zeitunabhängig gearbeitet wird? Gibt es Kernarbeitszeiten, in denen die Arbeitnehmer*innen auf jeden Fall erreichbar sein müssen oder ist es auch in Ordnung, zwischendurch einkaufen zu gehen oder ggfs. das Kind zu betreuen? In Teams, in denen eine permanente Erreichbarkeit gewährleistet sein muss, sollte zudem vereinbart werden, wie das Team mit Pausenzeiten oder Feierabendzeiten umgeht. Zusätzlich sollte gemeinsam geregelt werden, in welchem Modus das Team zum gemeinsamen Austausch zusammenkommt. Gibt es beispielsweise einen täglichen Austausch oder ein wöchentliches Meeting?
Die Wahl der richtigen Kommunikationsmittel
Was im ersten Moment trivial klingt, ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Arbeit aus dem Home-Office. Neben klassischen Kanälen, wie E-Mail oder Telefon, gibt es mittlerweile zahlreiche Anbieter, die die ortsunabhängige Kommunikation z.B. durch Videokonferenzen erleichtern. Auch die Handhabung der Kommunikationsmittel sollte sichergestellt werden. Zusätzlich sollte für alle Arbeitnehmer*innen klar sein, welche Informationen über welche Kommunikationskanäle besprochen werden. Generell gilt es komplexe oder konfliktreiche Themen, die die Zusammenarbeit beeinflussen und deshalb nicht aufgeschoben werden können, nicht schriftlich, sondern mündlich, am besten über Videokonferenzen zu besprechen. Zwar ersetzen diese nicht den persönlichen Kontakt, helfen aber durch die Wahrnehmung von Gestik und Mimik mögliche Missverständnisse in der Kommunikation zu vermeiden.
Zusammengehörigkeit
Damit durch die Remote Arbeit das Gefühl der Zugehörigkeit nicht verloren geht, sollte gemeinsam überlegt werden, welche Möglichkeiten das Team hat, das Zusammengehörigkeitsgefühl auch remote zu stärken. Dies kann auf unterschiedliche Art und Weise geschehen. Regelmäßige Remotemeetings (mindestens einmal die Woche) mit dem gesamten Team helfen auch ortsunabhängig den Zusammenhalt zu stärken. Neben fachlichen Themen wie Aufgaben und Kapazitäten des Einzelnen und Teamzielen sollte auch Raum für informelle Themen, geschaffen werden. Dies kann z.B. durch eine einfach Check In Fragen zu Beginn des Meetings geschehen, wie z.B. „wie geht’s dir in der aktuellen Situation“. Das schafft Verbundenheit und zeigt trotz physischer Distanz „wir sitzen alle im gleichen Boot“. Das Zusammengehörigkeitsgefühl wird auch dadurch gestärkt, dass die Ziele innerhalb des Teams klar sind und die einzelnen Teammitglieder Wissen darüber haben, welche Aufgaben zu erledigen sind. Außerdem sollte Transparenz hinsichtlich des Status der Ziele geschaffen werden.
Regelmäßige Retrospektiven
Wenn die Home-Office Arbeit über einen längeren Zeitraum verordnet wird (über zwei Wochen), kann es helfen die Zusammenarbeit regelmäßig zu reflektieren. Hier bieten sich Retrospektiven an. Diese dienen dazu zu besprechen, wie der einzelne mit der Home-Office Arbeit zu recht kommt, wie die Tools funktionieren und ob gegebenenfalls Veränderungen stattfinden sollten. Wichtig ist für solche Meetings, dass diese nicht ohne Moderator*in stattfinden sollte. Außerdem sollten Arbeitnehmer*innen sich nicht scheuen in solchen Terminen, offen und ehrlich Feedback zu geben, wenn sie sich Veränderungen hinsichtlich der Home-Office Arbeit wünschen.
Fazit
Die Arbeit aus dem Home-Office erfordert ein Umdenken auf verschiedenen Ebenen. Neben einer technischen Infrastruktur braucht es eine Kultur des Vertrauens, des Feedbacks und der Kommunikation. Klare Absprachen, gemeinsame Ziele und offener Austausch über die eigene Situation helfen und führen dazu, die gezwungene Home-Office Arbeit nicht als Herausforderung, sondern als Chance, eine neue Kultur der Zusammenarbeit zu etablieren, zu sehen.