Mit Story Maps Geschäftsprozesse gemeinsam modellieren

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Haben Sie schon mal versucht, einen Geschäftsprozess in einer Gruppe von Leuten zu modellieren? Welche Technik setzen Sie ein? Einer modelliert am Rechner und der Rest schaut per Beamer zu und kommentiert? Zu wenig gemeinsames Arbeiten? Also alle gemeinsam vor dem Whiteboard, jeder mit einem Stift bewaffnet? Zu chaotisch?

Wir haben hierfür eine Technik übernommen, die sich bereits im agilen Requirements Engineering für Gruppen bis 10 Leuten bewährt hat: Story Maps. (Weitere Infos unter: iX, CIO-Magazin und Jeff Patton) Diese geben eine einfache Struktur vor, um einen Prozess einfach mit Karten zu beschreiben. Und das geht hervorragend in Gruppen: Jeder kann Karten schreiben, jeder kann Karten auf- oder umhängen und alle sehen jederzeit wie ein gemeinsames Bild des Prozesses entsteht.

Natürlich hat eine Story Map nicht die gleiche Ausdruckskraft wie etwa die BPMN. So sind etwa die Möglichkeiten, Varianten oder Schleifen zu beschreiben, sehr eingeschränkt. Dies stellt aber meist kein Problem dar. Bevor ein Team sich an die Aufgabe macht, gemeinsam Geschäftsprozesse zu modellieren, sollte es sich selbstverständlich überlegen, wozu braucht es eine Beschreibung des Geschäftsprozesses und wie genau muss sie dafür sein. Erfahrungsgemäß wird hier häufig über das Ziel hinausgeschossen, d.h. es wird viel detaillierter modelliert als der Zweck, beispielsweise Softwareentwicklung, es wirklich erfordert. Für die meisten Zwecke reicht die Ausdruckskraft einer Story Map völlig aus, um einen Überblick über den Geschäftsprozess zu gewinnen.

Aber selbst wenn eine detaillierte Beschreibung notwendig ist, sollte das Team sich vorher überlegen, wie genau die kollektiv erarbeitete Beschreibung realistischer Weise werden kann. Meist reicht aus, initial ein gemeinsames Bild zu entwickeln, das dann weiterentwickelt und detailliert wird, wenn es benötigt wird. Und um zu Beginn eine einheitliche Vorstellung des Geschäftsprozesses zu erarbeiten, sind Story Maps genau das richtige Instrument. Das Ergebnis lässt sich dann als Ausgangspunkt beispielsweise für ein umfassanderes BPMN-Diagramm verwenden.