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oose Backstage: Mit Retrospektiven Unternehmensprozesse verbessern

Soft Skills & Neue Arbeitswelten

oose Backstage: Mit Retrospektiven Unternehmensprozesse verbessern

28. September 2010

„Mal wieder was Neues ausprobieren!“, dachte ich mir, als wir beschlossen, dass ich die oose interne Retrospektive zu unserem Themenentwicklungsprozess moderiere. Der nächste Gedanke war dann allerdings auch gleich: „Eine Retrospektive zu dem Thema, vor einem Haufen Moderatoren, die auch noch alle Kollegen sind, wird anstrengend.“

Neue Ideen gibt es reichlich und viele Kollegen verteidigen ihre mit Leidenschaft. Unser Themenentwicklungsprozess hilft uns zu fokussieren und damit systematisch und regelmäßig neue Produkte und Themen unseren Kunden präsentieren zu können.

Im Januar haben wir diesen Prozess deutlich überarbeitet, im Februar ist er „produktiv“ gegangen und jetzt war die Zeit gekommen, auf den Prozess zu schauen und zu bewerten, wie erfolgreich er aus interner Sicht ist.

Daher habe ich heute morgen eine einstündige Retrospektive mit 21 oose-Kollegen moderiert. Hier möchte ich einige Gedanken zum Design der Retrospektive beschreiben.

Die Retrospektive folgte in ihrem Aufbau der Grundstruktur von Derby und Larsen aus „Agile Retrospectives“.

1. Ankommen und Rahmen schaffen.

Da es die erste Session des Tages war, wollte ich mit etwas Aktivierendem starten. Unser Trommelworkshop mit Ulrike Behr am gestrigen Abend inspirierte mich, ebenfalls it Rythmus zu arbeiten und ich entschied mich daher, eine Runde zu starten, in der jeder ein Wort sagt und wir damit gemeinsam einen Satz bilden. Der Satz startete mit „Unsere Themenentwicklung“  und jeder ergänzte ein Wort im Rythmus unseres gemeinsamen Fingerschnipsens.

Die drei Runden erzeugten ein Wechselbad von Gefühlen bei mir: Es war unglaublich lustig, manchmal frustrierend, weil einige scheinbar „zu langsam waren“, überraschend, stellenweise eher dadaistisch und ich hatte sogar erste Eindrücke, wie der Themenentwicklungsprozess bei einigen ankommt.

2. Daten sammeln

Weiter ging es ganz klassisch mit dem Zeitstrahl. Einige Rahmendaten haben wir vorab eingetragen, der Rest wurde in der großen Gruppe ergänzt. Gerade in diesem Fall erschien es mir sehr wichtig, das gemeinsame Bild auf die Fakten durch den Zeitstrahl zu erzeugen, da durch den langen Zeitraum nicht jeder ein klares Bild hatte, welche Themen sich wie entwickelt haben.

 

 

3. Erkenntnisse ableiten

Beim nächsten Prozessschritt ging es um eine Analyse, was gut läuft und was schlecht läuft. Mit dem nebenstehenden Plakat als Handlungsanweisung teilte ich die Großgruppe in 4 Kleingruppen auf, die Erkenntnisse zu dem Thema erarbeiten sollten. Als kleine Besonderheit taucht hier auch nochmal der Punkt „Ziele des Prozesses“ auf, da wir in der Vorabbesprechung vermutet haben, dass es ganz unterschiedliche Sichtweisen gibt, was die Prozessziele eigentlich sind.

 

 

4. Entscheiden, was zu tun ist

Ziel der Retrospektive war nicht, dass das ganze Team entscheidet, wie wir weiter vorgehen, sondern wir wollten Ideen erarbeiten, die einer kleineren Gruppe hilft, einen Vorschlag für einen verbesserten Prozess zu erarbeiten. Daher haben wir hier ein stilles Brainstorming genutzt mit der Frage:

„Was würde mich unterstützen, um besser …“ Um diese Kernfrage herum hatte ich die Ziele visualisiert, die aus Schritt 3 in den Kleingruppen entstanden sind.

Alle Teilnehmer standen dann vor zwei großen Metaplanwänden und haben ihre Ideen schweigend und inspiriert durch andere Beiträge auf den Wänden visualisiert. Natürlich lief Trommelmusik im Hintergrund :-)

5. Abschluss

Wir hatten noch 5 Minuten Zeit und nutzten diese für eine Abschlussrunde im Popcorn-Style, die nach dem stillen Arbeiten in Punkt 4 noch mal Raum gab, für alles, was Einzelne in der großen Gruppe gehört haben wollten.

Fazit

Ich bin zufrieden mit dem Design der Retrospektive, anstrengend war es kaum. Einige Teilnehmer beklagten die fehlende Handlungsorientierung, da war die Kommunikation über die Ziele der Retrospektive nicht so klar, wie ich mir das gewünscht hätte.

Jetzt die Fragen an Sie: Was hätten Sie an meiner Stelle anders gemacht? Welche Impulse und Ideen entstehen gerade bei Ihnen? Und was würde passieren, wenn Sie eine Retrospektive eines wichtigen Prozesses in Ihrem Unternehmen durchführen würden?


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5 Antworten zu “oose Backstage: Mit Retrospektiven Unternehmensprozesse verbessern”

  1. Holger Helas sagt:

    Sehr gute Visualisierung!

  2. Hallo Herr Wittwer,

    erstmal vielen Dank für die anschauliche Darstellung. Ich konnte sozusagen mitfühlen – daher hätte ich auch nichts anders gemacht. Ich denke Sie haben dies schwierige Herausforderung sehr gut gemeistert.

    Wir setzen agile Methoden in unserer Produktentwicklung (Software) ein und machen auch hier sehr gute Erfahrungen. Ihr Artikel bestätigt mich in der Entscheidung zur agilen Arbeitsweise und treibt mich an auch weiterhin darauf zu vertrauen.

    Die größte Herausforderung dabei ist die Denk- und Arbeitsweise, ja vielleicht sogar „Lebensweise“ zu den beteiligten Personen zu bringen. Dies erfordert viel Einsatz, gerade wenn Sie diese Methoden zum ersten Mal einsetzen.

    Für unseren Produktentwicklungsprozess setzen wir die Methodik bereits ein. Auch hier hat es ein wenig gedauert, bis die Leute das Thema angenommen haben und es im Team zu Leben erwacht ist.

    Ab dann war es praktisch ein „Selbstläufer“. Es macht Spaß gemeinsam mit motivierten Menschen daran zu arbeiten unseren Entwicklungsprozesse weiter zu verbessern.

    Auch für andere Bereich (z. B. Vetriebsprozesse) kann ich mir diese Arbeitsweise gut vorstellen. Auch hier wäre es etwas ganz Neues und Unbekanntes. Etwas, mit dem die Kollegen nicht vertraut sind. Am wichtigsten wäre auch hier das Thema Changemanagement. Vorher zu überlegen wie man es am besten zu den beteiligten Personen bringt.

    Da wir eine sehr offene und dynamische Unternehmeskultur haben, denke ich aber, dass eine Retrospektive für einen wichtigen Prozess gut ankommen würde und jeder einen Mehrwert darin erkennen würde.

    Viele Grüße

    Jan-Erik Jank

    • Markus Wittwer sagt:

      Hallo Herr Jank,

      danke für Ihren Kommentar. Mir hat er geholfen, nochmal zu schärfen, was ich als besondere Rahmenbedingungen dieser Retrospektive empfunden habe. Wir begleiten Kunden ja schon lange bei der Einführung agiler Prozesse und moderieren dort auch häufig Retrospektiven. Auch unsere interne SW-Entwicklung arbeitet agil.

      An dieser Retrospektive waren für mich jedoch zumindest 2 Punkte anders:

      Erstens: Ein Team veranstaltet eine Retrospektive, das deutlich größer ist als ein „normales“ Team. Da tauchen Fragen auf, wie z.B. welche Moderationstechniken auch noch gut in Gruppen größer 20 Personen funktionieren.

      Zweitens: Alle Personen sind stark von diesem Prozess betroffen, jedoch in sehr unterschiedlicher Intensität: Wir betreiben als Unternehmen ja nicht ausschließlich und Full-Time Ideenentwicklung, sondern wir helfen Kunden ihre Probleme zu lösen.

      Es kann also sein, dass ein Kollege in den letzten Monaten gar nicht mit dem Prozess in Berührung kam, weil er vielleicht intensiv bei einem Kunden ist (Wunderbar, denn das gibt anderen Freiräume ihre Ideen zu verfolgen :-), ein anderer kommt gerade mit einer neuen Idee zurück und will sie nun einbringen, die Dritte hat in den letzten Monaten mehrere Ideen „durch den Prozess gebracht“. Wir gehen also als Team gar nicht gemeinsam durch den Prozess (wie ein Scrum-Team gemeinsam durch die Sprints geht), sondern es sind eher Einzelpersonen oder kleine Gruppen, die ihre Ideen entwickeln.

      Gleichzeitig ist dies ein Kernprozess aller oose Berater, weil (so erlebe ich zumindest meine Kolleginnen und Kollegen) es für jeden hier wichtig ist, Ideen einzubringen, zu entfalten, sie auf den Markt zu bringen, zu schauen, ob sie nützlich ist und man (natürlich auch) Geld damit verdienen kann.

      Auch hier wieder die Frage: Was hat dies für Auswirkungen auf die Retrospektive? In welcher Form findet sich dieser Aspekt in einer Retrospektive wieder?

      Welche Erfahrungen haben Sie mit einer solchen Art Retrospektive? Was würden Sie anders machen? Oder sind diese Unterschiede vernachlässigbar?

  3. Bernd Oestereich sagt:

    Als Teilnehmer kann ich sagen: die ersten 5 Minuten war ich etwas skeptisch, dann merkte ich, dass meine Anliegen trotz der großen Teilnehmerzahl sehr effizient und effektiv aufgenommen und mitgeteilt werden konnten und am Ende war ich begeistert. Weil das bei Markus m.E. öfter passiert, setzt er natürlich auch Maßstäbe…

  4. Hallo Herr Wittwer,

    nichts zu danken – ich freue mich hier mit diskutieren zu dürfen.

    Die von Ihnen genannten Punkte gehen mir ins Ohr. Ich denke, dass Sie hier mit Ihrer Moderationstechnik voll getroffen haben. Ihrer Erzählung entnehme ich, dass es Ihnen gelungen ist die große Gruppe sehr gut abzuholen und mitzunehmen – auch in der Kürze der Zeit. Man merkt, dass Sie eine klarer Struktur hatten, die zu einem Ziel führt.

    Ich denke, dass haben auch die Teilnehmer gespürt (siehe Kommentar Herr Qestereich) und angenommen.

    Auch, dass nicht alle Teilnehmer geschlossen durch den Prozess laufen ist denke ich ein Vorteil. So denk auch der einzelne mehr darüber nach, bringt diese Gedanken wieder in die kleinen Gruppen ein und trägt es auch in die große Runde. Man wird sensibler und schwimmt nicht auf einer großen Welle mit. Man ist stellenweise allein und durchläuft den Prozess und merkt sofort was einen fehlt oder wo es persönlich noch hakt.

    Natürlich haben Sie dann 20 Meinungen, die zusammen geführt werden müssen um das Optimum rauszuholen. Aber dieser Kraftakt denke ich lohnt sich.

    Meine Erfahrungen gehen bis zu einer Gruppenstärke von 10 Personen. Das hält sich noch in Grenzen. Meine Lernkurve ist, dass es entscheidend ist, wie ich die Retro vorbereite und mir vorher Gedanke mache, wie ich die Gruppe abholen und mitnehmen kann. Der rote Faden ist wichtig, auch um u. U. wieder zum Kernthema zurück führen zu können. Es ist ja durchaus sehr dynamisch – was gut ist – aber am Ende muss man zum Ausgangspunkt zurück finden.

    Ich denke, je mehr Personen anwesend sind, desto schwieriger wird dies und umso wichtiger wird die Vorbereitung. Die Splittung in kleine Gruppen ist dann ein sehr gutes Mittel um Themen gezielt zu behandeln, um die Leute effektiver einzubinden und neue Denkanstöße zu geben.

    Letztendlich glaube ich, dass man nie zu 100% alle Teilnehmer – gerade bei sehr großen Gruppen – mitnehmen kann. Aber man versucht es natürlich durch eine gute Vorbereitung. Wo das auch sehr gut funktioniert hat war auf dem ersten it camp in Hamburg.

    So wie ich Sie verstanden habe, waren Sie nach der Retro sehr zufrieden und haben Ihr Ziel erreicht. Bzw. im Meeting schon viel gespürt.

    Von daher, würde ich nach wie vor nichts anders machen. Wahrscheinlich stecken die Verbesserungen wirklich im Detail. Dazu kann ich aber leider nichts beitragen, weil ich nicht dabei war.

    Evtl. wäre aber eine Retro von der Retro im kleinen Kreis etwas, was Sie persönlich weiterbringen könnte. Da hätten Sie Ihre Kollegen als Feedback- und Impulsgeber.

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