oose Backstage: Mit Retrospektiven Unternehmensprozesse verbessern

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"Mal wieder was Neues ausprobieren!", dachte ich mir, als wir beschlossen, dass ich die oose interne Retrospektive zu unserem Themenentwicklungsprozess moderiere. Der nächste Gedanke war dann allerdings auch gleich: "Eine Retrospektive zu dem Thema, vor einem Haufen Moderatoren, die auch noch alle Kollegen sind, wird anstrengend."

Neue Ideen gibt es reichlich und viele Kollegen verteidigen ihre mit Leidenschaft. Unser Themenentwicklungsprozess hilft uns zu fokussieren und damit systematisch und regelmäßig neue Produkte und Themen unseren Kunden präsentieren zu können.

Im Januar haben wir diesen Prozess deutlich überarbeitet, im Februar ist er "produktiv" gegangen und jetzt war die Zeit gekommen, auf den Prozess zu schauen und zu bewerten, wie erfolgreich er aus interner Sicht ist.

Daher habe ich heute morgen eine einstündige Retrospektive mit 21 oose-Kollegen moderiert. Hier möchte ich einige Gedanken zum Design der Retrospektive beschreiben.

Die Retrospektive folgte in ihrem Aufbau der Grundstruktur von Derby und Larsen aus "Agile Retrospectives".

1. Ankommen und Rahmen schaffen.

Da es die erste Session des Tages war, wollte ich mit etwas Aktivierendem starten. Unser Trommelworkshop mit Ulrike Behr am gestrigen Abend inspirierte mich, ebenfalls it Rythmus zu arbeiten und ich entschied mich daher, eine Runde zu starten, in der jeder ein Wort sagt und wir damit gemeinsam einen Satz bilden. Der Satz startete mit "Unsere Themenentwicklung"  und jeder ergänzte ein Wort im Rythmus unseres gemeinsamen Fingerschnipsens.

Die drei Runden erzeugten ein Wechselbad von Gefühlen bei mir: Es war unglaublich lustig, manchmal frustrierend, weil einige scheinbar "zu langsam waren", überraschend, stellenweise eher dadaistisch und ich hatte sogar erste Eindrücke, wie der Themenentwicklungsprozess bei einigen ankommt.

2. Daten sammeln

Weiter ging es ganz klassisch mit dem Zeitstrahl. Einige Rahmendaten haben wir vorab eingetragen, der Rest wurde in der großen Gruppe ergänzt. Gerade in diesem Fall erschien es mir sehr wichtig, das gemeinsame Bild auf die Fakten durch den Zeitstrahl zu erzeugen, da durch den langen Zeitraum nicht jeder ein klares Bild hatte, welche Themen sich wie entwickelt haben.

 

 

3. Erkenntnisse ableiten

Beim nächsten Prozessschritt ging es um eine Analyse, was gut läuft und was schlecht läuft. Mit dem nebenstehenden Plakat als Handlungsanweisung teilte ich die Großgruppe in 4 Kleingruppen auf, die Erkenntnisse zu dem Thema erarbeiten sollten. Als kleine Besonderheit taucht hier auch nochmal der Punkt "Ziele des Prozesses" auf, da wir in der Vorabbesprechung vermutet haben, dass es ganz unterschiedliche Sichtweisen gibt, was die Prozessziele eigentlich sind.

 

 

4. Entscheiden, was zu tun ist

Ziel der Retrospektive war nicht, dass das ganze Team entscheidet, wie wir weiter vorgehen, sondern wir wollten Ideen erarbeiten, die einer kleineren Gruppe hilft, einen Vorschlag für einen verbesserten Prozess zu erarbeiten. Daher haben wir hier ein stilles Brainstorming genutzt mit der Frage:

"Was würde mich unterstützen, um besser ..." Um diese Kernfrage herum hatte ich die Ziele visualisiert, die aus Schritt 3 in den Kleingruppen entstanden sind.

Alle Teilnehmer standen dann vor zwei großen Metaplanwänden und haben ihre Ideen schweigend und inspiriert durch andere Beiträge auf den Wänden visualisiert. Natürlich lief Trommelmusik im Hintergrund :-)

5. Abschluss

Wir hatten noch 5 Minuten Zeit und nutzten diese für eine Abschlussrunde im Popcorn-Style, die nach dem stillen Arbeiten in Punkt 4 noch mal Raum gab, für alles, was Einzelne in der großen Gruppe gehört haben wollten.

Fazit

Ich bin zufrieden mit dem Design der Retrospektive, anstrengend war es kaum. Einige Teilnehmer beklagten die fehlende Handlungsorientierung, da war die Kommunikation über die Ziele der Retrospektive nicht so klar, wie ich mir das gewünscht hätte.

Jetzt die Fragen an Sie: Was hätten Sie an meiner Stelle anders gemacht? Welche Impulse und Ideen entstehen gerade bei Ihnen? Und was würde passieren, wenn Sie eine Retrospektive eines wichtigen Prozesses in Ihrem Unternehmen durchführen würden?