Substanz statt Abfall – richtiges Timeboxing braucht Regeln
Der Geburtstag Ihres besten Freundes. Sie haben sich extra viel Mühe gegeben, bei der Wahl des Geschenks und sind nun dabei, es sorgsam zu verpacken. Selbstverständlich ist der Karton Ihrer Wahl ein Stück zu groß. Es verbleibt freier Raum. Machen Sie nun den Karton zu und schicken das Geschenk auf die Reise, klappernd und zerbrechlich? Natürlich füllen Sie diese Zwischenräume mit Styroporchips, Papierstreifen oder Pappresten, mit … Abfall.
Verschwendung beim Timeboxing vermeiden
Haben Sie das Bild von aufgefüllten Zwischenräumen — wenn auch nur unterbewusst — vor Ihrem geistigen Auge, wenn Sie eine Timebox nutzen? Klingt paradox, weil wir Timeboxing eigentlich verwenden, um uns auf ein Ziel zu fokussieren, um Verschwendung zu vermeiden. Aber denken Sie an Ihre letzten Termine zurück. Wurden die Themen auf das wirklich Nötigste beschränkt, oder großzügig in nebenläufige Gespräche und Small Talk eingebettet, um die wertvollen Erkenntnisse und Entscheidungen sorgsam verpackt auf die Reise zu schicken?
Selbst Scrum musste sich im aktuellen Update des Scrum Guides (wir haben berichtet) mit diesem Problem auseinandersetzen und hat die betroffene Passage in ihrer Formulierung ergänzt:
„Alle Ereignisse sind befristet [time boxed], so dass jedes Ereignis eine maximale Dauer hat. […] Die anderen Ereignisse dürfen beendet werden, sobald sie ihren Zweck erfüllt haben. Dies stellt sicher, dass nur so viel Zeit wie nötig aufgewendet und Verschwendung vermieden wird. […] Klarheit zu den Time Boxen hinzugefügt: Das Wort „maximal“ hinzugefügt, damit es keine Fragen mehr dazu gibt, ob die Dauer einer Time Box voll ausgenutzt werden muss. Das stellt klar, dass es sich um Maximalzeiten handelt.“
So gelingt die Timebox
Auch viele unserer Kunden im Bereich der agilen Entwicklung nehmen Schwierigkeiten mit ihren Scrum-Meetings wahr, empfinden sie als aufgeblasen und unnötig. Sie können dieses Risiko allerdings umgehen, indem Sie eine große Timebox in mehrere kleine unterteilen. Das macht es für Ihre Kollegen und Sie selbst einfacher. Am Ende überprüfen Sie jeweils kurz, ob es mit dem aktuellen Thema weitergehen soll oder Sie es an dieser Stelle beenden möchten, um Ihren Fokus auf einen anderen, wichtigen Punkt zu lenken. Zur Unterstützung eignet sich hierbei hervorragend das Lean Coffee-Format.
Ihre Meinung?
Oder wäre eine andere Metapher viel passender, als der Karton und würde das Problem von vorneherein beseitigen? Kennen Sie vielleicht einen weiteren praktischen Weg mit dem Risiko überzogener Meetings umzugehen? Dann schreiben Sie diese in die Kommentare. Wir sind gespannt auf Ihre Ideen und Meinungen. Und wenn Sie bisher nur wenig Erfahrung mit den Vorteilen und Problemstellungen des Timeboxings haben, investieren Sie in Ihren Erfolg und besuchen Sie unseren Scrum Praxis Workshop oder das Seminar Agiles Projektmanagement.